Rutin för lönebildningsprocessen

Ansvarig för dokumentet: HR-avdelningen
Omfattar: Alla verksamheter inom Oskarshamns kommun
Informationsklass: Öppen
Publicering: Intranätet, chefshandboken och författningssamling
Beslutsinstans: Kommundirektören
Fastställd: 2024-10-16
Gäller från och med: 2024-10-16
Giltighetstid: Tills vidare
Diarienummer: 2024/000330

Inledning

Processbeskrivningen riktar sig till alla chefer och medarbetare i Oskarshamns kommun och syftar till att tydliggöra hur arbetet med lönebildning bedrivs. Processbeskrivningen grundar sig i de politiskt antagna riktningarna som regleras i lönepolicyn.

I de fall centrala avtal avviker från processbeskrivningen gäller alltid centrala avtal.

Ordlista

KSAU – Kommunstyrelsens arbetsutskott
VL – Verksamhetsledningen
FÖSAM – Förvaltningsövergripande samverkan
CESAM – Central samverkan
ROM-samtal – Resultat- och medarbetarsamtal
Löneöversyn – Det tillfälle, normalt en gång per år, som arbetsgivare och de fackliga organisationerna utifrån löneavtalet värderar lön och löneökningar för de anställda.
Lönekartläggning – I diskrimineringslagen (DiskL) regleras arbetsgivarens skyldighet att göra lönekartläggningar. Syftet är att kartlägga om det förekommer osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.
Lönespridning – Lönespridning är ett mått som visar löneskillnader inom eller mellan olika kategorier av anställda.

Löneöversynsprocess

Inledning av löneöversynen

I början av oktober hålls varje år en inledning av löneöversynen där politik, förvaltningschefer, kommundirektör, HR samt fackliga företrädare deltar. På uppstarten följs de lönepolitiska målen och principerna upp, utvärderingen av föregående års löneprocess presenteras och det förs en dialog om vad som behöver förbättras/förändras i kommande års löneprocess. Syftet med denna uppstart är att skapa en samsyn kring processen med berörda parter samt gemensamt identifiera viktiga utvecklingsområden. Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören håller i uppstarten tillsammans med HR. HR ansvarar för att boka ett datum, bjuda in och ta fram underlag till dagen.

Uppstart av löneöversynen

Uppstarter på respektive förvaltning hålls i januari/februari där samtliga chefer samt berörda fackliga företrädare deltar. Här presenteras utvärderingen av föregående års löneprocess, en genomgång av kommande års process med tillhörande tidplan samt eventuella nyheter i centrala avtal och liknande. Detta är också ett forum för dialog mellan chefer och fackliga företrädare om svåra dilemman och situationer som kan uppstå vid lönesättning och i samtal med medarbetare. Respektive förvaltningschef håller i uppstarten tillsammans med HR. HR ansvarar för att boka datum, bjuda in och ta fram underlag för dagen.

Tjänsteutlåtande

Inför varje löneöversyn tar kommunfullmäktige beslut om ett finansiellt utrymme för löneökningar som ska gälla för Oskarshamns kommun. KSAU tar sedan utifrån det fastställda finansiella utrymmet beslut om hur detta ska fördelas. KSAU tar också beslut om eventuella prioriteringar det vill säga yrkesgrupper som ges ett extra utrymme för löneökningar. Prioriteringar kan också gälla för exempelvis med inom en yrkesgrupp som har en längre tids anställning/yrkeserfarenhet. När i tid det politiska beslutet fattas kan variera något exempelvis beroende på centrala avtalsrörelser eller datum för sammanträden.

Till grund för det politiska beslutet finns i tjänsteutlåtandet:

De löneanalyser och resultat av lönekartläggning som HR har genomfört
De olika förvaltningarnas behov av prioriteringar. Samtal kring detta sker i verksamhetsledningen. HR-chef ansvarar för att förmedla förvaltningschefernas behov till KSAU.
Bilagor med yrkanden som lämnats in av respektive fackförbund där önskemål om eventuella prioriteringar framgår

Lönesamtal/ROM-samtal

Medarbetarsamtal/lönesamtal

Medarbetarsamtal fokuserar kring att i dialog mellan medarbetare och chef fokusera på framtiden och individens fortsatta utveckling. Chefen kallar till medarbetarsamtal under hösten enligt gällande tidplan.

Lönesamtal syftar till att utvärdera medarbetarens prestation föregående år i förhållande till lönekriterierna. Chef kallar medarbetaren till samtal under våren enligt gällande tidplan.

ROM-samtal

ROM-samtal innebär att medarbetarsamtal och lönesamtal slås ihop och hålls under ett och samma samtal. Chef kallar medarbetaren till samtal enligt gällande tidplan.

Överläggning

Överläggningar genomförs mellan HR och de fackförbund som har detta inskrivet i sina centrala avtal. Det är HR som ansvarar för att bjuda in till överläggning. Övriga fackförbund skickar en begäran om överläggning till HR-chefen om de önskar ha sådan.

HR ansvarar för att genomföra överläggningarna med berört fackförbund samt vid behov bjuda in berörda chefer. Respektive part har ansvar för att medverka genom egna förberedelser och aktivt deltagande.

Avstämning

HR kallar till avstämning gällande genomförd löneöversyn med de fackförbund där överläggning genomförts. HR skickar inför avstämningen sitt samlade förslag till ny lön på individnivå för respektive fackförbunds medlemmar. Förslaget stäms av mellan arbetsgivare och fackförbund. Avstämningen genomförs senast två veckor efter lämnat förslag till ny lön om inte annan överenskommelse träffats gällande tidsfrist.

Utvärdering löneöversynen

I slutet av löneöversynen görs en utvärdering. HR ansvarar för att skicka ut en enkät till alla chefer och medarbetare. Resultatet av utvärderingen presenteras sedan på CESAM, inledningen av löneöversynen, uppstarterna av löneöversynen för nästkommande år samt på Kompassen.

Vid avstämningarna med respektive fackförbund görs också en utvärdering av föregående års löneprocess.

Tidplan för löneöversynen

Löneöversynen har följande generella tidplan:

Oktober: Inledning av löneöversynen
Januari – februari: Uppstart av löneöversyn på förvaltningarna
Februari – mars: Överläggningar med fackliga organisationer som begärt det
Februari: Chefer stämmer av listor på sina medarbetare
Februari: Politiskt beslut om löneöversynen utifrån framtaget tjänsteutlåtande
Mars: Lönesamtal/ROM-samtal ska vara genomförda. Cheferna lägger in de nya lönerna i systemet för löneöversynen.
April: Ny lön meddelas medarbetarna
April: Avstämningar med fackförbund
April: Ny lön utbetalas vid löneutbetalningen
Maj: Enkät löneöversyn
Maj: Avslut löneöversyn

En preliminär tidplan för löneöversynen presenteras vid uppstarten av löneöversynen i oktober. Tidplanen fastställs och presenteras för alla chefer senast vid uppstart av löneöversyn vid förvaltningarna. Tidplanen kan behöva revideras även efter uppstarten vid till exempel pågående avtalsförhandlingar.

HR ansvarar för att ta fram en tidplan, revidera den vid behov samt kommunicera ut den till politiker, chefer, fackförbund och medarbetarna.

Hantering av utrymmet

Chef får ett tilldelat utrymme utifrån politiskt beslut (eller enligt avtal). För oorganiserade medarbetare tilldelas ett utrymme enligt avtalsområde. ”Felorganiserade” medarbetare hanteras utifrån facklig tillhörighet.

De chefer som gör bedömningen att utrymmet inte räcker ska:

1Kommunicera detta inom verksamheten för att se om någon annan kan lämna ifrån sig ett utrymme.
Kommunicera med områdeschef/förvaltningschef som lyfter frågan i förvaltningsledningen för att se om någon annan verksamhet kan lämna ifrån sig ett utrymme.
Om förvaltningen inte själv hittar något utrymme så kommunicerar förvaltningschefen behovet med HR-chef.
HR-chef beslutar om tilldelning av extra utrymme utifrån inkomna behov från respektive förvaltningschef.

Eventuella överenskommelser kan göras på individnivå när det finns medarbetare som kommer att sluta inom det närmsta halvåret.

Vilka ingår i löneöversynen?

Löneöversyn för olika anställningsformer

Tillsvidareanställda medarbetare samt medarbetare som är anställda på visstidsanställning enligt Skollagen ingår och genererar ett utrymme i löneöversynen.

För visstidsanställda månadsavlönade medarbetare ska lönen ses över en gång varje år. Detta sker vanligtvis i samband med eventuell förlängning av anställningsavtalet. Om medarbetaren är anställd mer än ett år behöver lönen ses över innan anställningsavtalet eventuellt förlängs. Respektive chef ansvarar för att detta genomförs.

För timanställda medarbetare ses timlönen över efter ordinarie löneöversyn, normalt sett i september varje år. De nya lönerna för timanställda läggs in i systemet Förhandling av respektive chef.

Visstidsanställda och timanställda medarbetare genererar inget utrymme i löneöversynen utan ska lönesättas utöver enligt samma principer.

Löneöversyn vid frånvaro

Föräldralediga och sjukskrivna medarbetare ingår i löneöversynen och får inte missgynnas eller drabbas av försämrade anställningsförmåner på grund av sin frånvaro. Vägledande för lönesättning är bedömning av medarbetarens prestation och bidrag till verksamhetens måluppfyllelse innan frånvaron.

För medarbetare som är tjänstlediga under löneöversynen och sedan återkommer i tjänst ska en prövning av lönen göras och eventuell justering ske.

Lönesamtalet/ROM-samtalet

Regelbundna samtal och tät dialog är en förutsättning för att kunna skapa goda relationer samt utveckling för såväl individ som verksamhet. Nedan beskrivs olika typer av samtal som hålls inom ramen för löneöversynen. Respektive samtal hålls minst en gång per år men kan med fördel följas upp på tätare basis beroende på verksamhetens förutsättningar. Chef kallar medarbetaren till samtal. Samtalen är obligatoriska om inte chef bedömer att särskilda skäl föreligger.

Chef såväl som medarbetare ansvarar för att komma väl förberedda till samtalen. Chef ansvarar för att skicka ut samtalsmall i god tid innan samtalet ska äga rum.

Under samtalet ansvarar chef för att dokumentera överenskomna utvecklingsområden för medarbetaren samt hur dessa ska genomföras. Chef ansvarar för att minnesanteckningar från samtalen sparas i systemet Novi.

Beslut om att ersätta lönesamtal med ROM-samtal tas av respektive chef efter dialog på APT under förutsättning att en majoritet ställer sig bakom beslutet.

Efter genomförda samtal är närmaste chef ansvarig för att sätta nya löner för varje medarbetare baserat på den dialogen som förts i lönesamtal/ROM-samtal. Lönerna sätts i lönesystemet.

Meddelande av ny lön

Efter att chef har satt lön ansvarar respektive chef för att meddela ny lön till medarbetaren enligt gällande tidplan. Huruvida besked om ny lön ska lämnas skriftligt eller muntligt sker i överenskommelse mellan chef och medarbetare. Medarbetare har rätt till en motivering av lönesättningen om personen begär det.

Lönesättning

Individuell lönesättning

Lönen ska vara individuell och differentierad. Det betyder att lönesättningen ska göras för varje enskild medarbetare och innebär att medarbetare får olika mycket i löneökning. Det finns heller inget garanterat utrymme för någon medarbetare vilket betyder att personen skulle kunna få 0 kronor om personen har presterat långt under förväntan under året som varit. Om de centrala avtalen reglerar individgaranti är det dessa vi följer.

Nedbrutna lönekriterier

Det är chefernas ansvar att tillsammans med medarbetarna bryta ned värdegrund, övergripande mål och löften till lönekriterier på respektive nivå. Lönekriterierna används som grund för att bedöma en medarbetares prestation och visar hur arbetsinsatsen värderas. Medarbetarna ska i samverkan ges möjlighet till delaktighet i utformningen av lönekriterierna. De lönekriterier som gäller för nästkommande löneöversyn ska vara beslutade och kommunicerade av chef senast 30 juni respektive år. Det är av stor vikt att lönekriterierna är väl kända för alla medarbetare.

Att sätta lön

Chef kan alltid vända sig till HR för stöd vid lönesättning, både vid nyanställning samt vid löneöversynen. Särskilt viktigt är detta när lönesättning avviker från lönebilden.

Lönen avrundas till närmsta 50-tal. Exempel är om du som chef vill ge din medarbetare en löneökning på 3 %, vilket skulle motsvara 593 kronor. Löneökningen sätts då istället till 600 kronor.

Lönesättning vid olika tillfällen

Vid lönesättningen i löneöversynen tas hänsyn till:

Arbetsresultat, hur medarbetaren bidragit till verksamhetens mål och utveckling
Medarbetarens kompetens och utveckling i förhållande till lönekriterierna
Medarbetarens lön i förhållande till kommunens lönestruktur och kraven på befattningen
De centrala avtalens innehåll och intentioner

Lönesättning vid nyanställning tas hänsyn till:

Arbetets innehåll och svårighetsgrad
Medarbetarens kvalifikationer (utbildning, erfarenhet och kompetens)
Kommunens lönestruktur
Marknadsläget

Särskild lönejustering

Lönesättning ska normalt ske vid nyanställning och vid löneöversyn. I vissa fall kan det dock bli aktuellt med lönesättning vid andra tillfällen. Sådana justeringar ska dock tillämpas restriktivt och beslutas av förvaltningschef i samråd med HR-chef.

Utbildning

Medarbetare som utbildar sig där utbildning är ett krav för tjänsten sker lönesättning efter genomförd utbildning. Kompetensutveckling som sker inom tjänsten hanteras i löneöversynen i förhållande till medarbetarens prestation.

För yrken med legitimationskrav där medarbetaren har en anställning i organisationen sker en översyn av lönen i samband med att medarbetaren uppvisar giltigt examensbevis. Vid nyanställning av medarbetare i ett yrke med legitimationskrav gäller uppvisande av giltigt examensbevis. Medarbetare är sedan skyldig att så snart som möjligt skicka in legitimationsbeviset till arbetsgivaren.

Lägstalöner

Lägstalöner höjs enligt gällande centrala avtal och interna riktlinjer. De ses normalt över i november/ december. Löneöversyn genomförs efter höjning av lägstalönerna.

Internrekrytering

Vid rekrytering internt kan överenskommelse om ny lön träffas om arbetsuppgifterna i väsentlig grad förändras. Nytt uppdrag behöver inte innebära ny lön och ny lön kan vara både ökad och minskad sådan beroende på uppdrag. I annat fall så hanteras löneförändringar genom den årliga löneöversynen och prestationen i det nya jobbet är vägledande för ny lön. För att undvika konkurrens mellan verksamheter är arbetsgivarens inställning restriktiv till ny lön vid internrekrytering.

Lön vid annan anställning på grund av organisatoriska skäl eller sjukdom hanteras enligt centrala avtal.

Svag eller ingen löneutveckling utifrån prestation

Om en medarbetare vid löneöversynen bedöms ha en låg prestation i förhållande till lönekriterierna och därmed får en låg löneutveckling ska en handlingsplan arbetas fram. Det är upp till varje chef att bedöma vad en låg löneutveckling är i respektive löneöversyn för medarbetare i sin arbetsgrupp. Det är naturligt att ägna mer kraft åt utvidgade och fördjupade insatser för de arbetstagare som inte når uppsatta mål. Handlingsplanen kan med fördel bestå av samma dokument som används under lönesamtal/ROM-samtal men behöver kompletteras med ytterligare förtydliganden kring behov av åtgärder för att förbättra möjligheten till ökad prestation och därmed också en högre löneutveckling framöver. Dokumentet behöver också kompletteras med en tydlig plan för uppföljningar under kommande år. Såväl arbetsgivare som medarbetare har ansvar för att handlingsplan och uppföljning kommer till stånd.

Löneanalyser

HR ansvarar för att varje höst ta fram och förmedla löneanalyser till förvaltningschefer och fackliga organisationer. Analyserna görs dels utifrån den interna lönestrukturen men även i jämförelse med kommuner i länet samt annan omvärldsanalys som anses relevant. Löneanalyserna utgör sedan, tillsammans med resultatet av lönekartläggningen, en del av beslutsunderlaget inför kommande års löneöversyn. HR ansvarar också för att ta fram löneanalyser enligt centrala avtal och bjuda in berörda fackliga parter till dialog.

Lönekartläggning

HR genomför varje år en lönekartläggning med syfte att identifiera osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. Ett utkast av lönekartläggningen skickas till alla fackliga organisationer med möjlighet att lämna synpunkter. Lönekartläggningen färdigställs i augusti och redovisas på verksamhetsledningen, FÖSAM, Cesam och KSAU under hösten. Information om densamma skickas till samtliga chefer.