Bildningsnämndens riktlinjer gällande statsbidrag

Ansvarig för dokumentet: Administrativ chef
Omfattar: Bildningsförvaltningens verksamheter
Informationsklass: Öppen
Publicering: Författningssamling
Beslutsinstans: Bildningsnämnd
Fastställd: 2021-06-09, § 56
Reviderad: 2024-09-18, § 89
Gäller från och med: 2024-09-18
Giltighetstid: Tillsvidare
Diarienummer: BN 2024/000590

Bakgrund

Revisorerna rekommenderade bildningsnämnden efter en granskning hösten 2020 att med hänsyn till de specialdestinerade statsbidragens totala omfattning för verksamheten begära en riskanalys som visar vilken beredskap som finns att på kort sikt hantera en avveckling av de kostnader som är kopplade till dessa statsbidrag. Vidare rekommenderade de bildningsnämnden att förtydliga de specialdestinerade statsbidragens påverkan på nämndens ekonomi och verksamhet i samband med ordinarie uppföljningstillfällen.

Bildningsnämndens svar innebar att revisorernas rekommendationer skulle beaktas i det fortsatta arbetet och det innebar bland annat att förvaltningen skulle föreslå bildningsnämnden att anta en övergripande riktlinje för hur nämnden och förvaltningen ska hantera statsbidrag.

Information och dialog med bildningsnämnden

Bildningsnämnden ställer sig positiv till att ansvariga ansöker om så många bidrag som möjligt.

I samband med ekonomiuppföljningarna informerar förvaltningsekonom och förvaltningschef regelbundet om olika statsbidrag och hur dessa används.

Beslut av bildningsnämnden

Bildningsnämnden beslutar om hur statsbidrag som överstiger 10 miljoner kronor ska fördelas.

Hur får statsbidragen användas

• Förordningen som styr statsbidraget styr också hur det ska användas.
• En tryggad kompetensförsörjning är en av bildningsnämndens största utmaningar. Statsbidrag som innebär personalförstärkningar används därför i första hand till att tillsvidareanställa utbildade och legitimerade medarbetare.
• I samband med att ansvariga ansöker om statsbidrag görs en riskbedömning av hur statsbidraget kan påverka ekonomin på kort- och på lång sikt. I den riskbedömningen beaktas även konsekvenser av om statsbidraget dras in.
• Användning av statsbidrag i lokaler där kommunfullmäktige inte har beslutat om åtgärden är reglerad i bildningsnämndens delegationsordning. Om- och/eller tillbyggnad av och i lokaler är upp till 1 prisbasbelopp delegerat till verksamhetschef inom respektive område och över 1 prisbasbelopp delegerat till bildningsnämndens arbetsutskott. Se delegationsordningen för mer information.

Delegationsärende

Inför varje nämndsammanträde lägger ansvarig ekonomistrateg in sammanställningen i ett delegationsärende i Public för anmälan till bildningsnämnden.

Ekonomiuppföljning

Vid varje månadsuppföljning, delårsbokslut samt årsbokslut görs en kvalificerad bedömning utifrån risk av hur mycket av statsbidraget som ska bokas upp från balansen. Resonemanget ska framgå i månadsuppföljningen till verksamhetschef, vidare till förvaltningsekonomen och till bildningsnämnden.

Uppbokningar vid bokslut

Verksamhetschef och ekonomistrateg ansvarar för att statsbidrag som ska användas under nästa kalenderår bokas upp i samband med bokslutet.

I samband med att budgetramen tilldelas

I samband med att ansvarig chef tilldelas budgetram informeras även chef om hur stor del av budgeten som är finansierad via statsbidrag.

Rutin gällande hantering av statsbidrag

Bildningsförvaltningen utgår från en detaljerad rutin för att hantera alla stadsbidrag. Denna rutin uppdateras av ansvarig verksamhetschef och ekonomistrateg vid behov.

Funktioner som hanterar statsbidragsansökningar

• Huvudansvarig – övergripande ansvar för hantering av statsbidrag vid bildning
• VC – verksamhetschef
• Ekonomistrateg
• Registrator
• Förvaltningsekonom